Strategier

Kommunikationsstratigi for Brønshøj Bordtennis

 

1. Erfaringe

 

Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? Hvad har erfaringerne været?

 

  1. Hjemmeside (information fra/om BB)
  2. Mailliste indenfor ungdom (information/kommunikation med spillere/forældre)
  3. Ophæng i klubben (information fra/om BB)
  4. Generalforsamling (information/kommunikation med medlemmerne)
  5. Klubblad (information fra/om BB - ophørt med at udsende dette)
  6. Trænermøder (information/kommunikation med trænerne)
  7. Arrangementer (klubfest, juleafslutning, klubmesterskab – primært socialt samvær, men også mulighed for kommunikation om BB)
  8. Forældremøder

 

Hvad har især virket?

 

Følgende har især/primært virket:

 

1.       Hjemmeside (reportager fra stævner, billeder, arrangementer, mulighed for træning)

2.       Mailliste indenfor ungdom

2. Afklaring og målsætning

 

A. Afklaring

 

Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation?

Vi har ikke det fornødne kendskab til hvad andre klubber gør godt vedrørende deres kommunikation. KBTK – spiller og trænerprofiler, krav til spillere, dokumentation – eksternt. Brøndby er dygtige til at kommunikere internt – forældre/medlemmer

 

B. Mål

 

Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år).  

 

  1. Mindst 1 årligt informationsmøde for relevante målgrupper (sekunda, DT-bordtennis og ungdom/forældre) (August 2010)
  2. Nå ud til mindst 95 % af seniormedlemmerne pr. e-mail (August 2010)
  3. Nå ud til mindst 80 % af ældre medlemmerne (60 + - ældrebordtennis) pr. e-mail (August 2010)
  4. Trænerstaben skal løbende udarbejde (min. 6) artikler om året på hjemmesiden (maj, 2011)
  5. Alle seniorhold udarbejder status – 2 gange årligt på hjemmesiden (April, 2012)
  6. 50 % af de medlemmer der svarer på undersøgelse, skal være meget tilfredse eller tilfredse med klubbens kommunikation (december, 2012)

 

Hvilke mål opstilles på lang sigt på kommunikationsområdet (3-5 år - angiv måned/år).

 

  1. Mindst 4 artikler pr. år i lokalaviser (August 2013)
  2. Intern kommunikations- og diskussionsforum på hjemmesiden (December 2013)


3. Organisatorisk

 

A. Organisatoriske mål og strategi

 

Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet?

 

”Vi ønsker at styrke kommunikationen i klubben og udarbejde fælles mål for området. Vi ønsker, at medlemmerne har mulighed for at kommunikere sammen. Vi skal kunne nå vores medlemmer hurtigt og målrettet via vores kommunikation”.

 

Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på længere sigt (3-5 år - angiv måned/år)?

 

Hvilken strategi skal føre til opnåelse af de kommunikative og de organisatoriske mål?

 

Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år)?

 

  1. Etablering af arbejdsgruppe vedr. Informationsmøder (juni, 2010)
  2. Udpege en presseansvarlig (juni, 2010)
  3. Etablering af kommunikationsudvalg (december, 2010)

 

 

Strategi - kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år).

 

  1. Mailliste indenfor senior (august 2010)
  2. Udarbejdelse af kommissorie for kommunikationsudvalg (juni, 2010)
  3. Flytning af hjemmesiden til professionelt webhotel (september, 2010)
  4. Informationsmøde for spillere, opdelt i grupper - serie 1 til 4, DT spillere, ungdom/forældre – (august 2010)
  5. Mailliste indenfor ældre bordtennis (august 2011)
  6. Udarbejdelse af standardtekster til maillister, breve m.v. (jan. 2011)
  7. Kontingent opkrævning via mail – første gang oktober 2010

 

 

Strategi - lang sigt på kommunikationsområdet (3-5 år - angiv måned/år).

  1. Undersøgelse om kendskab/viden om klubben blandt medlemmerne, herunder om kommunikationen er forbedret (december 2012)

Hits på hjemmeside

Spørgeskema via hjemmeside eller pr. mail

Respons på mailliste

Fremmøde ved informationsmøde

  1. Referat for Bestyrelsesmøder på hjemmeside – væsentlige informationer (august 2012)
  2. Oprettelse af diskussionsforum på hjemmesiden (august 2013)
  3. Kontakt med medierne – lokalaviser mv. (august 2012)

 

 

B. Ressourcemæssige krav

 

Hvilke kompetencer er nødvendige?.

  1. Evne til at kommunikere – både skriftligt og mundtligt
  2. Evne til at kommunikere med forskelligartet modtagere
  3. Motivation/lyst

 

Hvilke andre ressourcer skal være til rådighed?.

  1. Tid/lyst

 

Krav/plan for efteruddannelse.

  1. Mulighed for relevante efteruddannelseskurser. Der tages stilling, når udvalget er etableret.

 

 

C. Økonomi

 

Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikationsområdet de kommende år i forhold til opfyldelse af målsætningerne) kræver det at realisere kommunikationsstrategien og hvordan skal de skaffes?

  1. Lidt kursusmidler
  2. Opstartsudgifter (telefon mv.)

 

Et bud er måske en 5.000-6.000 kr. årligt til bl.a. opretholdelse og vedligeholdelse af database samt evt. uddannelse.

 

D. Kommunikation

 

Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter

(interne/eksterne interessenter)?

 

  1. Udtalelser til pressen – skal kun ske via den presseansvarlige.
  2. Nyhedsformidling – via hjemmesiden, mails
  3. Sponsorer - via sponsoransvarlig, afholder arrangementer for sponsorerne (i forhold til deres sponsorat)

 

Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen?

 

 I øjeblikket kun som ”mund til mund” informationer.

Skal ændres til via hjemmesiden, mails m.v. Prøv at skriv lidt om hvordan og hvornår det sker?  Skrives på hjemmesiden, punkt herfor oprettes (august, 2012). Der udsendes mails til medlemmerne om informationer. Opstart se under strategi.

 

 

Hvordan skal klubbens designmanual se ud? (breve, sponsorkontrakter, referater, pressemeddelelser, e-mail, brochurer, nyhedsbreve, hjemmeside, logo m.v..)

 

Der er allerede udarbejdet sponsorprospekter og kontakter, samt velkomstfolder, LOGO, hjemmeside.

Der skal udarbejdes standarder for mails, pressemeddelelser, invitationer mv.  Er på plads (august, 2010).

 

Hvor ofte skal vores informationsmateriale, hjemmeside m.v. opdateres?

 

Minimum en gang årligt – men efter behov -  i starten af sæsonen, dvs. August.

 

Hvem er ansvarlig? Hvem udtaler sig, hvornår?

 

Sponsorer – ansvarlig er formanden for sponsorudvalget

Pressen – Den presseansvarlige

Kommunikation – formanden for kommunikationsudvalget

 

Hvordan brandes klubbens kommunikationspolitik? (hvordan gøres den synlig og tilgængelig)

 

Via hjemmesiden, ophæng i klubben, velkomstfolder. August 2010

 

 

Hvordan ser implementeringsplanen for strategien ud? (hvem gør hvad, hvornår).

 

 

Hvad

Hvornår

Hvem

Etablering af arbejdsgruppe vedr. Informationsmøder

Juni, 2010

 

Udpege en presseansvarlig

Juni, 2010

 

Mailliste, senior + ældre

August 2010

 

Informationsmøde

August 2010

 

Målinger vedr. kendskab mv.

August 2012

 

Formidling af kommunikationspolitikken

August 2010

 

Skabeloner til bl.a. pressemeddelelser

August, 2010

 

Flytning af hjemmesiden til professionelt webhotel

September, 2010

 

Kontingentopkrævning via mail

Oktober, 2010

 

Etablering af kommunikationsudvalg

December, 2010

 

Udarbejdelse af standardtekster til maillister, breve m.v.

Januar, 2011

 

Referater fra bestyrelsesmøder på hjemmesiden

August, 2012

 

Undersøgelse om kendskab/viden om klubben blandt medlemmerne, herunder om kommunikationen er forbedret

December, 2012

 

Intern kommunikations- og diskussionsforum på hjemmesiden

 

December, 2013

 

Udskriv E-mail